Keitä tietosuojaseloste koskee?
Tämä tietosuojaseloste koskee pankin eri rekisteröityjä. Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, joka on tai on ollut:
- pankin asiakas
- edunvalvoja, holhooja, valtakirjan haltija tai muu edustaja
- maksaja, pantinhaltija tai takaaja
- yritysasiakkaamme tosiasiallinen edunsaaja, valtuutettu allekirjoittaja tai edustaja
- yhteydessä pankkiin ammatillisessa roolissasi, kuten toisen pankin työntekijänä, konsulttiyrityksenä, välittäjänä, toimittajana tai viranomaisena
- yksityishenkilö, jolla ei ole voimassa olevaa sopimusta pankin kanssa ja johon pankki on ottanut yhteyttä osana markkinointitoimintaansa
- pankin osakkeenomistaja tai osakkeenomistajan edustaja
- vieraillut pankin tiloissa esimerkiksi ammatillisista syistä, asiakkaana tai työhaastattelun yhteydessä.
Mitä henkilötietoja pankki käsittelee?
Pankki luokittelee keräämänsä ja käsittelemänsä henkilötiedot seuraaviin luokkiin:
- perushenkilötiedot, esimerkiksi henkilötunnus, nimi, yhteystiedot sekä henkilöllisyystodistukset ja niihin liittyvät tiedot
- henkilökohtaiset mieltymykset, jotka liittyvät esimerkiksi suoramarkkinointiin, kielivalintoihin tai evästeiden sallimiseen
- arvioinnit ja luokitukset, perusteina esimerkiksi rahanpesun torjuntaa, arvopaperikauppaa tai Yhdysvaltojen verovelvollisuutta koskevat säännöt
- sopimukset, mukaan lukien niihin liittyvät tiedot, kuten tilinumerot, lainanumerot, korttitiedot ja valtakirjat
- tapahtumatiedot, kuten tilillepanot, tililtä nostot, lainanmaksut, korttiostot ja arvopaperikaupat
- viestintä sinun ja pankin välillä, esimerkiksi postit (sähköiset tai fyysiset), tekstiviestit tai puhelutallenteet
- jäljitystiedot, kuten IP- tai MAC-osoite
- erityisen arkaluontoiset henkilötiedot, kuten terveystiedot. Pankki käsittelee tällaista tietoa vain silloin, kun tieto on olennainen tuotteen tai palvelun, kuten henkivakuutuksen, kannalta tai tieto on säilytettävä lain tai muun pakottavan velvoitteen nojalla.
Mihin tarkoituksiin ja millä oikeudellisilla perusteilla pankki käsittelee
henkilötietoja?
Handelsbanken käsittelee henkilötietoja alla mainittuihin tarkoituksiin ja alla mainituilla oikeudellisilla käsittelyperusteilla.
Sopimuksen ehtojen täytäntöönpano
Handelsbanken kerää, käsittelee ja/tai tallentaa henkilötietoja siksi, että meidän tulee pitää saatavilla ja hallinnoida sopimukseen perustuvia tuotteita ja palveluja, joita pankki on tarjonnut digitaalisesti, konttoreissa, postitse tai puhelimitse. Oikeudellinen peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimuksen ehtojen täytäntöönpano.
Lakien noudattaminen
Pankin on lakisääteisistä velvoitteista ja viranomaisten päätöksistä johtuen käsiteltävä henkilötietoja esimerkiksi seuraavissa tarkoituksissa:
- henkilöllisyyden tarkastus ja varmistus
- asiakaskäyttäytymisen seuranta ja analysointi tarkoituksena huomata ja torjua petokset, rahanpesu ja muut rikokset sekä täyttää pankin velvoitteet rahanpesun ja terrorismin rahoituksen vastaisissa toimissa
- dokumentointi ja tallennus, kun ne liittyvät luotonmyöntöön ja arvopaperineuvontaan
- verkkomaksujen ja tilien käytön turvallisuusvaatimusten täyttäminen
- raportointi esimerkiksi veroviranomaiselle ja Finanssivalvonnalle
- kirjanpitoa, riskienhallintaa ja tilastointia koskevien säädösten noudattaminen
- valitusten käsittely, analysointi ja seuranta
- pankin asiakkaiden informointi esimerkiksi konttorissa, postitse (sähköinen tai fyysinen), tekstiviestitse tai puhelimitse.
Pankin oikeutettu etu
Handelsbanken tuottaa ja on tuottanut rahoituspalveluita. Siksi käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
- tuotteidemme, palvelujemme, teknisten järjestelmiemme ja IT-infrastruktuurimme kehittäminen, parantaminen ja hallinta, mukaan lukien testaaminen
- riskianalyysimalliemme ja -menetelmiemme kehittäminen, ylläpitäminen ja validointi esimerkiksi pääoman riittävyyteen liittyen sekä petosten, rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjumiseen ja tunnistamiseen liittyen
- riskianalyysien ja tilastojen kehittäminen esimerkiksi luottoriskimallien parantamiseksi
- liiketoimintojen myyntiin ja alas ajamiseen liittyvien analyysien tekeminen ja tekninen testaaminen sekä muut toimet liiketoimintojen myynnin ja alas ajamisen toteuttamiseksi ja loppuun saattamiseksi
- turvallisuussyistä, jotta pankilla on tarvittavat tiedot vierailijoista pankin tiloissa.
Käyttäessään oikeutettua etua henkilötietojen käsittelyperusteena, pankki on suorittanut vaaditun tasapainotestin, jossa on arvioitu syrjäyttääkö rekisterinpitäjän oikeutettu etu rekisteröidyn edut ja oikeudet.
Suostumus
Joissain tilanteissa pankki tarvitsee asiakkaalta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on aina oikeus perua suostumuksesi tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumus pyydetään esimerkiksi silloin, kun henkilö tulee pankin verkkosivuille ja hänen selaimeensa tallentuu eväste (cookie), jonka avulla analysoidaan verkkosivuston käyttöä. Käyttäjä voi antaa suostumuksen hyväksymällä evästeet käydessään pankin verkkosivuilla ensimmäistä kertaa. Emme kuitenkaan seuraa sitä, miten yksittäiset käyttäjät toimivat sivustolla emmekä näin ollen tallenna evästeisiin käyttäjän nimeä, IP-osoitetta tai sähköpostiosoitetta. Lisätietoja evästeiden käytöstä on verkkosivustomme Evästeet-sivulla Opens in a new window.
Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko
Pankki käyttää joissain tapauksissa profilointia eli henkilötietojen automaattista käsittelyä, jonka tarkoituksena on analysoida muun muassa asiakkaan taloudellista tilaa. Profilointia käytetään esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntatoimenpiteissä. Pankki suorittaa profilointia myös asiakasta koskevien sanktio- tai PEP- (politically exposed person) osumien osalta. Myös yksityisasiakkaan perushenkilötiedot kuten osoite ja ikä voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmän avulla.
Pankki käyttää apunaan osittain automaattisia monitorointijärjestelmiä asiakas- ja transaktiomonitorointiin, sekä vertaa asiakas- ja transaktiotietoja KYC (know your customer) tietoihin. Tässä hyödynnetään asiakkaan ikää, tulotasoa, varallisuutta sekä muita saatavilla olevia asiakastietoja. Pankki pyrkii saamaan käsityksen siitä, onko transaktio ko. henkilön profiiliin sopiva vai poikkeaako se tyypillisen verrokkiryhmän maksukäyttäytymisestä. Lisäksi pankki hyödyntää asiakkaan aiempaa maksutapahtumahistoriaa.
Mistä pankki hankkii henkilötietoja?
Handelsbanken saa tai on saanut henkilötietoa suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi tilin avaamisen yhteydessä, tai kun rekisteröity on maksanut laskujaan, hakenut lainaa tai käyttänyt muita pankin palveluja. Henkilötietoja kerätään myös asiakkaan ollessa yhteydessä pankkiin esimerkiksi tapaamisissa, puhelimitse, postitse (sähköinen tai fyysinen), palautekyselyjen tai digitaalisten kanavien kautta.
Pankki saa tai on saanut henkilötietoa myös yksityisistä ja julkisista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (väestörekisteri, verohallinnon rekisterit, positiivinen luottotietorekisteri, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri ja yritysrekisterit), kansainvälisten ja kansallisten järjestöjen ylläpitämiltä pakotelistoilta (Euroopan Unioni, Yhdistyneet kansakunnat ja Office of Foreign Assets Control OFAC), luottotietorekistereistä ja muista rekistereistä, jotka antavat tietoa esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä.
Kameravalvonta
Pankki käyttää kameravalvontaa tiloissaan varmistaakseen työntekijöidensä ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden sekä omaisuuden suojaamiseksi ja valvomiseksi. Lisäksi kameravalvontaa käytetään turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa käytetään pankin tiloissa tai välittömästi niiden ulkopuolella. Jos pankki epäilee rikosta, tutkinnassa voidaan tarvittaessa käyttää kameravalvonnan tallenteita.
Valvonta on sallittua paikallisen lainsäädännön nojalla, ja sitä pidetään tarpeellisena pankin oikeutetun edun turvaamiseen asianmukaisessa turvallisuustyössä. Arvioidessamme, otetaanko valvonta käyttöön, olemme ottaneet yksityisyyden huomioon ja määrittäneet, että kameratallenteet merkitsevät yksityisyyden suojan kaventumista. Valvonnan etuna on kuitenkin valvontakameroiden tarjoama turvallisuus pankin tiloissa tai välittömästi sen ulkopuolella.
Jos jonkin rikoksen epäillään tapahtuneen, henkilötietoja käsitellään oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jaamme kameratallenteita viranomaisille lainsäädännön niin vaatiessa, esimerkiksi silloin, kun tallenteita tarvitaan rikostutkintaan.
Kameravalvonnan tallenteita säilytetään lähtökohtaisesti 90 päivää pois lukien tilanteet, joissa tallenteen pidempään säilyttäminen on tarpeen yllämainittuihin tarkoituksiin perustuen.
Puhelutallenteet
Säilytämme puhelutallenteita ja mahdollisesti käymme niitä läpi esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:
- dokumentaatiovelvoitteet – esimerkiksi arvopaperikaupan yhteydessä meidän on tullut lain mukaan dokumentoida, että olemme solmineet sopimuksen puhelun aikana
- petosepäilyt tai muun rikollisen toiminnan epäilyt
- pankin työntekijöihin kohdistuvat uhkaukset
- muut tarkoitukset, mukaan lukien dokumentaatiovelvoitteet, joita laki ei edellytä – tällöin henkilötietojen tallentamiseen vedotaan pankin oikeutetun edun perusteella. Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja tallennetaan, jotta voimme esimerkiksi ylläpitää ja hallinnoida pankin tuotteita ja palveluja. Tallenteiden avulla voidaan myös todentaa pankin ja asiakkaan välillä solmitut sopimukset tai käydyt keskustelut.
Asiakkaalta muista yksityishenkilöistä saatavat henkilötiedot
Jos asiakas luovuttaa pankille henkilötietoja toisesta henkilöstä pankin tuotteen tai palvelun osalta, hänen tulee esittää tietosuojaseloste tälle henkilölle ja varmistaa, että kyseinen henkilö on tietoinen henkilötietojensa jakamisesta eikä vastusta henkilötietojensa käsittelyä siinä määrin kuin henkilötietojen käsittelyn kannalta on tarpeen. Tätä tulee noudattaa esimerkiksi silloin, kun yksityishenkilö antaa valtakirjan, jonka avulla toinen henkilö voi hoitaa hänen pankkiasioitaan.
Tätä neuvoa tulee noudattaa myös silloin, kun pankin asiakkaana olevan yrityksen tai organisaation edustaja luovuttaa pankille tietoja muista yksityishenkilöistä osana liikesuhdettamme tai muiden yritystoimien yhteydessä. Tällaiset yksityishenkilöt voivat olla pankin omia asiakkaita, vuokralaisia, työntekijöitä, liikekumppaneita, hallituksen jäseniä, osakkeenomistajia tai valtakirjan haltijoita. Näissä tapauksissa pankki olettaa, että edustajalla on lupa luovuttaa heidän henkilötietojaan.
Kenen kanssa pankki jakaa henkilötietoja
Lain mukaan pankki ei saa luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi silloin kun se on välttämätöntä, kuten ko. asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen ehtojen noudattamiseksi tai silloin, kun laki vaatii henkilötietojen jakamista tai sallii niiden jakamisen esimerkiksi viranomaisille.
Jotta pankki voi täyttää asiakkaan kanssa tekemiensä tuote- ja palvelusopimusten ehdot, se jakaa joskus henkilötietoa muiden Handelsbanken konsernin yhtiöiden kanssa ja myös konsernin ulkopuolisten, pankille tai sen asiakkaille sopimuspalveluita tuottavien yhtiöiden kanssa. Tällaisia ovat mm. muut pankit, maksupalveluiden välittäjät ja muut rahoitusalalla toimivat osapuolet sekä palveluntarjoajat, asiakkaiden edustajat ja muut tahot, jotka liittyvät tuotesopimuksen toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan jakaa konsernin sisällä tai muille tahoille myös liiketoimintojen järjestämiseen tai päättämiseen liittyvistä tarpeellisista syistä.
Seuraavassa on esimerkkejä konsernin ulkopuolisista osapuolista, joille pankki voi jakaa henkilötietoja:
- hyväksytyt luottotietoyhtiöt, joilta saamme luottotietoraportin
- jäljellä olevan maksuliikenteen toteuttamiseen liittyvät toimijat, kuten toiset pankit
- muut EU:ssa/ETA:ssa (Euroopan talousalueella) tai sen ulkopuolella olevat pankit ja maksulaitokset, kun pankki siirtää rahaa tai muita varoja asiakkaan pyynnöstä
- viranomaiset, jotta pankki voi noudattaa mm. verotusta tai rahanpesun ja terrorismin torjuntaa koskevia lakisääteisiä velvoitteitaan
- yhtiöt, joissa olet yksityishenkilönä osakkeenomistajana – osakkeenomistajista julkistettavia henkilötietoja koskevien lakien noudattamiseksi
- ostavat yritykset, joiden kanssa Handelsbanken voi jakaa henkilötietoja, mikäli pankki myy osan/osia pankin liiketoiminnasta.
Siirrot kolmanteen maahan
Pankki saattaa tarvittaessa siirtää henkilötietoja Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen (EU ja ETA) ulkopuolelle nk. kolmanteen maahan. Pankki toimii näin esimerkiksi siirtäessään varoja tai muuta omaisuutta asiakkaan pyynnöstä kolmannessa maassa olevalle vastaanottajalle noudattaakseen asiakkaan ja pankin välistä sopimusta. Toinen syy tällaiselle siirrolle voi olla tilanne, jossa pankin on toimitettava henkilötietoja kolmannen maan viranomaiselle.
Jos pankki ei suorita toimeksiantoa asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen noudattamiseksi, jonkin seuraavista ehdoista on toteuduttava, ennen kuin pankki voi tehdä siirron kolmanteen maahan:
- Euroopan komissio on päättänyt kyseisen maan tietosuojan olevan riittäväon voimassa muita suojatoimia, kuten vakiosopimuslausekkeet tai konsernin sisäiset sitovat säännöt
- valvontaviranomaiselta on saatu erityinen lupa, tai
- siirto on sallittu sovellettavissa olevan tietosuojalainsäädännön puitteissa.
Pankin soveltamat Komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet ovat saatavilla osoitteesta https://commission.europa.eu/publications/publications-standard-contractual-clauses-sccs_en
Opens in a new window
Miten pitkään pankki säilyttää henkilötietoja?
Pankki säilyttää asiakasta koskevia henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeen niiden tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseksi ja hallinnoimiseksi, joista asiakkaan kanssa on solmittu sopimus. Henkilötietoja säilytetään myös lakiin ja viranomaispäätöksiin perustuvien vaatimusten vuoksi, esimerkiksi kirjanpitosäädöksiin, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeviin säädöksiin ja maksupalveluihin liittyviin säädöksiin perustuen, sekä Handelsbankenin Suomen liiketoimintojen alas ajamiseen ja liiketoimintakauppoihin liittyvien velvoitteiden vuoksi.
Alla esimerkkejä eri säädösten määrittelemistä henkilötietojen säilytysajoista:
- Kirjanpitosäädökset: kymmenen vuotta
- Rahanpesu ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevat säädökset: viisi vuotta liikesuhteen
päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen - Maksupalveluihin liittyvät säädökset: viisi vuotta.
Kun asiakas on sulkenut tilinsä Handelsbankenissa tai lopettanut pankkipalvelun, pankin on säilytettävä näihin liittyvää henkilötietoa lain vaatimuksiin ja määräyksiin perustuen, yleensä 5-10 vuotta. Pankki säilyttää tiedot sopimuksen täytäntöön panemisesta kymmenen vuotta asiakassuhteen päättymisestä oikeusvaateilta puolustautumista varten.
Rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
Rekisteröidyllä on laajat oikeudet sen suhteen, miten pankki käsittelee henkilötietoja. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä sähköisellä lomakkeella (rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt) tai vahvasti tunnistettuna puhelimitse. Sähköinen lomake rekisteröidyn oikeuksia koskeville pyynnöille löytyy verkkosivujemme Sähköiset lomakkeet -sivulta. Lomakkeissa hyödynnetään Visma Signin tarjoamaa palvelua.
Vastaamme tiedusteluihin mahdollisimman pian, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa ja useimmissa tapauksissa maksutta.
Oikeus saada tutustua tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää kopio henkilötiedoistaan, joita pankki käsittelee. Rekisteröidyn oikeuksia koskevalla sähköisellä lomakkeella on mahdollista kuvailla pyynnön sisältöä. Toimitamme tiedot sähköisessä muodossa suojatulla sähköpostilla. Käytämme lomakkeella ilmoitettuja yhteystietoja suojatun sähköpostin toimittamiseen. Halutessasi voimme myös toimittaa tiedot postitse kirjattuna kirjeenä.
Joissakin tapauksissa rekisteröidyn oikeutta päästä käsiksi henkilötietoihin voidaan rajoittaa esimerkiksi lain vaatimusten, tietojen luottamuksellisuuden tai liikesalaisuuksien vuoksi. Lisäksi rekisteröidyn oikeutta päästä käsiksi henkilötietoihin rajoitetaan myös silloin, kun kyseessä ovat sisäiset tiedot, jotka kuuluvat oikeanlaisen asioiden käsittelyn varmistavaan valmistelutyöhön, tai tiedot, jotka pidetään salassa rikollisen toiminnan estämiseksi, tutkimiseksi tai paljastamiseksi.
Virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaiseminen
Jos huomaat, että pankilla on sinua koskevia virheellisiä tai puutteellisia tietoja, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua. Pankki korjaa sen hallussa olevat tiedot heti, kun virheestä on ilmoitettu, ellei tälle ole lainsäädännöllistä estettä. Jos pankki on jakanut tietoja kolmannen osapuolen kanssa, varmistamme myös, että nämä tiedot korjataan.
Poiston pyytäminen
Voit joissakin tapauksissa pyytää pankin käsittelemiä henkilötietojasi poistettavaksi. Henkilötietojen poistaminen on mahdollista esimerkiksi silloin, kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Tämä on myös mahdollista kun peruutat suostumuksesi ja pankilla ei ole muuta oikeudellista perustetta käsittelyn jatkamiselle, tai jos käsittely on laitonta.
Tietojen poistamisoikeutta voidaan rajoittaa esimerkiksi silloin, kun pankki tarvitsee kyseisiä tietoja sopimustesi hallinnointiin tai kun pankin on lain mukaan säilytettävä henkilötiedot pankkisuhteesi ajan. Asiakassuhteen jälkeenkin pankki voi joutua säilyttämään joitakin henkilötietojasi esimerkiksi rahanpesun torjuntaa koskevan lainsäädännön ja kirjanpitosäädöksien perusteella ja oikeusvaateilta puolustamista varten.
Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun pankki toimii oikeutetun etunsa perusteella. Sen seurauksena pankki lopettaa tämän tyyppisen käsittelyn.
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista siinä tapauksessa, että rekisteröity kiistää pankin rekisteröimien itseään koskevien henkilötietojen paikkansapitävyyden tai henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden. Rajoittamista voi pyytää myös silloin, kun asiakas on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä ja esimerkiksi pyytänyt henkilötietojensa poistamista. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely rajoittuu vain tiettyihin tarkoituksiin, kuten henkilötietojen säilyttämiseen siihen asti, kunnes tiedot on korjattu, tai kunnes voidaan osoittaa, että pankilla on oikeus käsitellä henkilötietoja pankin oikeutetun edun perusteella.
Tietojen siirrettävyys
Rekisteröity voi pyytää sähköisen kopion pankille antamistaan henkilötiedoista, joiden käsittely perustuu oikeudellisiin perusteisiin "suostumus" tai "sopimus" ja joita käsitellään automaattisesti. Mikäli on teknisesti mahdollista, pankki voi myös siirtää asiakkaan puolesta tiedot suoraan muille asiakkaan henkilötietoja käsitteleville yrityksille tai viranomaisille.